“Cuando se llamaba ‘bono de excelencia’ (este incentivo) estaba muy alojado en la gestión administrativa” señala, Leonardo Vega Sepúlveda, jefe del Departamento de Desarrollo de Personas, de la Vicerrectoría de Finanzas y Logística, quien explica que este año el bono pasó de medir solamente indicadores que daban cuenta de metas en sistemas de tramitación de documentos y cumplimientos frente a plazos, a sumar acciones alineadas con el Plan Estratégico Institucional al 2030 (nuestro PEI vigente) integrando temáticas de valor para nuestra Universidad: inclusión y género, así como el Sistema de Aseguramiento de la Calidad. “Se visualizó una oportunidad de mejora, incorporando en la gestión administrativa estos dos componentes tanto del PEI, que se reflejan en los valores institucionales y el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, en el que se certifican algunas unidades de la Universidad”, agrega.

La novedad es que en la evaluación para obtener el bono se considerará la integración de temas relacionados con perspectiva de género y diversidad, e inclusión y derecho a la diferencia. Sin embargo, estas dimensiones no son ajenas para la comunidad. Personas y unidades ya han desplegado acciones para disminuir brechas de inclusión y no discriminación, y esas iniciativas podrían quedar integradas al quehacer a través de este procedimiento, de manera que se vayan consolidando como parte de la cultura usachina. En el caso de unidades o grupos de trabajo que no hayan aún integrado la perspectiva de género o el enfoque de derechos desde la inclusión en sus tareas habituales, esta es la oportunidad para hacerlo. De igual forma ocurre con el ciclo de mejora continua, en el cual las unidades podrán observar sus procesos y visualizar instancias de mejora contribuyendo a la calidad de su quehacer cotidiano. 

Requisitos para el Bono PEI: género e inclusión

El Bono PEI promueve que quienes trabajan aquí y aspiran a obtenerlo, conozcan tanto la Política de Género como la Política de Inclusión y Derecho a la Diferencia, que nuestra universidad ha declarado con el fin de promover esos valores. Luego, las personas que quieran obtener el Bono PEI, deberán abordar esos conocimientos de género e inclusión a través de cursos individuales, para finalmente transformar lo aprendido en ideas que contribuyan a mejorar la propia gestión. Así, cada funcionaria y funcionario llegará con propuestas a una jornada de trabajo grupal donde, en conjunto con las jefaturas, se elegirán las iniciativas que favorezcan la calidad, la perspectiva de género y la inclusión en el quehacer de cada unidad con miras a implementarlas en un plazo determinado.

En el caso de la calidad, el procedimiento es similar: es necesario conocer nuestra Política de Calidad para hacer el curso en línea asociado a nuestro Sistema de Aseguramiento de la Calidad Institucional, así como el ciclo de mejora continua que ordena los procedimientos bajo una lógica de planificar una acción, realizarla y luego verificar si se cumplió o no el objetivo, para implementar mejoras en caso de que sea necesario. En este enlace se podrá encontrar un Instructivo con los pasos a seguir para cumplir con ese ciclo.

Modalidad sumativa: individual y grupal

El jefe del Departamento de Desarrollo de Personas acota que el cumplimiento para obtener el Bono PEI se dividió en dos partes. Una individual que cuenta 40 puntos como máximo, y la grupal que suma 60 puntos divididos en dos acciones: 30 puntos como puntaje máximo para la realización de la jornada grupal, que se valida con la entrega del correo invitando a dicha jornada, con el acta de asistencia, la entrega del decálogo de buenas prácticas y la foto de un diario mural desarrollado por el equipo; mientras que los 30 puntos restantes se obtienen entregando el acta de la reunión con las firmas de las y los participantes y con el envío de la Ficha del ciclo de mejora continua.

La parte individual se debe hacer primero, ya que se trata de realizar dos cursos de tres disponibles: el de Planificación Estratégica Institucional y Aseguramiento de la Calidad, que es requisito indispensable y luego, elegir entre el de Incorporación de la Perspectiva de Género en el Trabajo Universitario o el de Inclusión y Derecho a la Diferencia. Los tres cursos están diseñados especialmente para este proceso con una mirada de derecho sobre el quehacer universitario. Una vez completados y aprobados, se cumple la parte individual del Bono PEI.

La etapa grupal valida el cumplimiento del 60% del bono. La jornada se diseñó en formato presencial para aplicar las reflexiones que surjan durante los cursos individuales, por eso, debe hacerse una vez que todas las funcionarias y todos los funcionarios hayan concluido estos. La jornada cuenta con un documento guía que ayudará a que los equipos desarrollen sus propuestas en orden. 

La segunda actividad de la jornada grupal corresponde a identificar uno o más procesos que consideren la participación de todas y todos los funcionarios para desarrollar la primera etapa del ciclo de mejora continua: “planificar”. Las evidencias de esta actividad corresponden a un acta de reunión firmada y la ficha de ciclo de mejora continua. (Esta actividad tiene un máximo de 30 puntos)

La jornada termina con el envío de todos los productos por parte de la jefatura o de quien coordine, validando la asistencia, la interacción a través de un acta y los productos de resultado y evidencia incluyendo la ficha, el decálogo de buenas prácticas y la foto del diario mural. (Esta actividad tiene un máximo de 30 puntos)

Planificación como base para 2024

Se buscó que las iniciativas nacieran de los propios equipos, que deberán problematizar y reflexionar sobre sus procesos, “identificar cómo se planifica, cómo se hace el seguimiento entre lo planificado y lo que realmente se hace, y visualizar oportunidades de mejora en ese proceso”, explica Leonardo Vega. 

Por eso, este Bono PEI 2023 se considera una etapa introductoria, una base para el desarrollo del ciclo de mejora continua que pondrá el foco en la planificación, de manera que en los próximos años se pueda avanzar implementando y evaluando las iniciativas que se propongan ahora, incorporando mejoras y cumpliendo el ciclo.

Generar buenas prácticas e iniciativas que contribuyan al desarrollo de los ejes estratégicos es el objetivo del Bono PEI, pero se requiere que los equipos se convoquen y planifiquen mirando todos nuestros procesos desde la perspectiva de la calidad, la excelencia y la mejora continua.