EasyChair es una plataforma creada y usada generalmente para apoyar procesos de inscripción y revisión de trabajos de investigación destinados a conferencias. Sin embargo, desde la Subdirección de Docencia del Departamento de Ingeniería Eléctrica se está utilizando para apoyar el proceso de ingresos y revisiones de memorias de pregrado y magíster.

La iniciativa de resignificar el uso de la plataforma, surge a finales del 2019 y principios del 2020, frente a la digitalización de los procesos y en la búsqueda de un software que permitiera dar un seguimiento efectivo a la revisión de los trabajos de titulación, impulsado por la Subdirección de Docencia del Departamento de Ingeniería Eléctrica para así acortar los tiempos y también de adaptarse hoy en día al contexto virtual producto de la pandemia.

“En promedio al semestre tenemos 100 memorias y en el proceso en pregrado contamos con tres profesores revisores. Hacemos el seguimiento dentro de la plataforma, desde que un estudiante sube su trabajo hasta las calificaciones resultantes de las revisiones propiamente tal.” señaló Karina Acosta, jefa de la carrera de Ingeniería Civil en Electricidad.

El flujo de inscripción y revisión de memorias es bastante alto, producto de la cantidad de estudiantes y carreras que alberga la Unidad Académica –cuenta con dos carreras de pregrado en tres modalidades, además de un magíster académico y un doctorado- y el proceso estaba centrado en un equipo humano al interior de la Subdirección de Docencia con un fuerte componente archivístico, por lo cual, frente al contexto virtual producto del último año y medio, se digitalizó con mayor urgencia.

“En una conversación con los profesores del departamento, dada la experiencia en investigación que tiene el mismo, surgió la idea de consultar a diferentes gestores de artículos, que principalmente facilitan la recopilación, seguimiento y gestión de artículos y papers, tal como por ejemplo ScholarOne Manuscript, EDAS y Easychair. Luego de esto, varios nos respondieron que este último software podría proporcionarnos una mejor herramienta para el manejo de los trabajos de titulación.” comentó Claudio Valencia, subdirector de Docencia del Departamento.

“Estaba todo muy centralizado de manera presencial y eso dificulta el seguimiento. Había que transitar hacia lo digital, independiente del contexto actual por la pandemia.” añadió Karina Acosta, quien además es miembro de la Asociación Chilena de Control Automático - ACCA y que por su trayectoria, está familiarizada con la plataforma. Además dijo que de esta manera se puede operacionalizar mejor el seguimiento y facilita la comunicación entre los académicos revisores y los estudiantes, incluso con mensajes predeterminados por tipo de público.

“Con esto se puede ver cuando una estudiante sube su trabajo, cuando se asignan revisores, cuando éstos aceptan revisar las memorias, se pueden ver los comentarios de los revisores/as y la nota final. Los y las estudiantes también tienen acceso en la misma plataforma a ver sus correcciones y su nota, y poder subir su trabajo corregido”, complementó María Constanza Estela, jefa de carrera de Ingeniería de Ejecución en Electricidad.

Cambio organizacional

Como lo anterior radica en un cambio organizacional en los procesos de titulación de las carreras de pregrado y de magíster al interior de la Unidad Académica, se han elaborado algunos instructivos y tutoriales destinados a la planta docente para tener un conocimiento adecuado de uso de EasyChair, así como para que el estudiantado sepa cargar su memorias al momento de iniciar la última etapa del proceso formativo.

“En ese sentido, no hemos tenido mayor dificultad con los estudiantes. Con los profesores hubo un poco de resistencia, pero hicimos un tutorial y ha funcionado perfecto. La inducción fue necesaria y hemos podido identificar casos aislados de personas con algunas dificultades, sin embargo todo muy propio de cualquier cambio y nos encontramos en una etapa de inmiscuir de mejor manera a los y las jefas de área para ahondar el seguimiento de las revisiones.” enfatizó la jefa de carrera.

Como proyección de este cambio innovador en la Subdirección de Docencia en conjunto con las jefaturas de carrera, se prevé que en el futuro se puedan incorporar otras documentaciones que intervienen en el proceso “pero aún dependemos de otras personas y unidades académicas y administrativas ajenas a la nueva, por lo tanto esperamos mejorar el procesos de comunicación, divulgación y seguimiento aminorando los tiempos y cerrando los procesos de titulación de al menos un 70% de ellos en el tiempo esperado”, señaló la académica.

El Departamento de Ingeniería Eléctrica, de manera pionera y basado en la experiencia del cuerpo académico, es la primera Unidad Académica en utilizar una plataforma como EasyChair para introducir mejoras en los procesos docentes relativos a la etapa de titulación, centrando la experiencia en el estudiante, considerando el contexto digital actual y permitiendo una organización adecuada con un flujo de información alto y constante”, concluyó María Constanza Estela.