Un proceso de modernización institucional a nivel de gestión administrativa comenzó la Universidad de Santiago. Se trata de una plataforma digital que busca facilitar la tramitación de documentos institucionales y disminuir la impresión de papel, denominado “Sistema de Trazabilidad Documental” (STD).
El proyecto surge a fines del 2018 y está a cargo de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnologías de la Información (DTI), dependiente de la Prorrectoría. A partir de allí se crea una plataforma institucional para generar distintos tipos de trámites y mejorar la comunicación de las diferentes unidades de nuestra Casa de Estudios.
Según el Prorrector, Jorge Torres Ortega, este “es un avance importante para el futuro de nuestra Universidad, ya que se trata de entrar al proceso de digitalización y modernización del Plantel”.
Además de modernizar y apoyar la gestión administrativa, la autoridad universitaria remarcó que esta plataforma permitirá la migración de todo el sistema físico a un sistema digital confiable, sustentable ambientalmente, transparente y rápido.
Asimismo, el Prorrector Torres destacó que el nuevo sistema “nos da la posibilidad de ahorrar recursos y hacer de nuestro campus un lugar más sustentable”. De esta forma, el Prorrector llamó a toda la comunidad universitaria a apoyar este proceso.
Implementación
De acuerdo con la planificación, en abril de este año comenzaron las capacitaciones y se espera que el 2 de enero de 2020, todas las unidades de la Universidad de Santiago realicen los trámites administrativos por STD.
En ese sentido, será en las unidades de la Prorrectoría donde se inicie la marcha blanca del nuevo sistema a partir del próximo 1 de julio, considerando la gran cantidad de procesos administrativos que allí se manejan.
Por lo anterior, este martes 25 de junio se realizó una reunión dirigida a funcionarios en el Salón de Honor. El encuentro fue encabezado por el Prorrector Jorge Torres Ortega.
El jefe de la Unidad de Desarrollo de Proyectos de Tecnologías de la Información, Francisco Acuña Castillo, señaló que se trata de un sistema que permitirá crear memorándum y hojas de ruta; derivar y despachar documentos; conocer el estado de los trámites y mejorar los tiempos.
“Este es el primer gran paso. Ahora debemos trabajar en el cambio cultural y dar apoyo a lo que será el uso de la plataforma. Eso incluye un proceso de acompañamiento hasta el 2 de enero de 2020”, explicó Acuña.
